Юлія Дирявко, CFO та співвласниця української ERP Bimp
Яким чином автоматизація може допомогти середньому бізнесу масштабуватись? Чому українські підприємці досі так важко відмовляються від російського софту? Та навіщо впроваджувати IT-системи для управлінського обліку? Про це детальніше у статті.
Трохи розкажу про свій особистий досвід в управлінському обліку, щоб було зрозуміло, чому я взагалі підіймаю ці теми.
Автоматизація обліку: перший кейс в кар’єрі
По-справжньому я полюбила фінанси на 4-му курсі, коли навчалася в Національній металургійній академії (Дніпро). Мені пощастило потрапити до ідеального викладача-практика, у якого була власна аутсорсингова компанія. І настільки сподобалися мені фінанси, що я навіть готувала одногрупників до іспитів. В той момент остаточно вирішила пов’язати свою кар’єру із цією сферою.
Після університету влаштовуюся на роботу у велику корпорацію, а саме у відділ управлінського обліку економічної безпеки. Виходила з дому о 7:30, поверталась близько 21:00. І так кожного дня, без вихідних.
Робота надзвичайно заряджала. Я отримувала досвід, і вже тоді вперше почала автоматизовувати облік. Кейс — вранці потрібно було рознести банківську виписку, потім побачити дебіторську заборгованість, і ця робота повторювалась день за днем. Я поспілкувалася із розробниками та через деякий час ми цей процес автоматизували за допомогою програмного забезпечення. Так я вперше стикнулася з IT в управлінському обліку.
Через 3 роки влаштовуюся вже в невелику компанію, яка займається торгівлею та згодом починає займатися виробництвом. Це був організм, що мав великий потенціал, і я почала рости разом з ним, постійно підтримуючи облік на сучасному рівні. Поступово розбираюся в торгових та виробничих бізнес-процесах.
Власний бізнес: спочатку фінанси, потім IT-продукт
Я працювала в цій компанії 13 років — за цей час закінчила MBA та захистила диплом на створення аутсорсингової компанії. Власний бізнес — це була мрія, яку я вирішила втілювати.
Разом з партнерами відкриваю компанію БЮРО, яка займається управлінським та бухгалтерським консалтингом. Почала спілкуватися з підприємцями, наочно бачити, які помилки вони допускають, виправляти з командою ці помилки за допомогою автоматизації та сторонніх IT-рішень. Саме ці процеси автоматизації приводять до ідеї створити український продукт для планування ресурсами підприємства.
За 3 місяці до війни ми з партнерами запускаємо ERP-систему Bimp, яка зараз замінює в Україні 1С та МойСклад.
З чого почати автоматизацію обліку і хто має за це відповідати?
Якщо беремо класичну торгово-виробничу компанію, то ми маємо рухатися поетапно. Вам потрібно автоматизувати:
- Облік складу
- Облік виробництва
- Облік взаємовідносин з контрагентами
- Облік фінансів
- Облік зарплат
- Облік додаткових витрат
- Дашборди з аналітикою
Якщо ви прискіпливо пройдетеся по кожному пункту, автоматизуєте все по максимуму, то в результаті побачите фактичну собівартість вашої продукції і зрозумієте, з чого ця собівартість формується.
А коли ви зрозумієте собівартість, ви побачите реальну картину того, скільки ви заробляєте — за що ви платите, звідки надходять кошти, як налаштований увесь процес.
Одна із типових помилок при автоматизації — об’єднання управлінського та бухгалтерського обліків. Ми повинні розуміти, що бухгалтерія — це процес регламентований, правила якому задає держава. А управлінський облік — це облік для власника та ТОП-менеджменту, щоб приймати правильні управлінські рішення в майбутньому.
Ви, як керівник, маєте бачити 2 різні аналітики: бухгалтерську та управлінську. Бо якщо в бухгалтерському обліку все прив’язується до термінів подачі звітності, то в управлінському потрібно бачити все наживо — щоденно, щотижнево, щомісячно. Бухгалтерський облік не дає розуміння, на чому заробляє власник, і скільки грошей він сьогодні заробив на конкретному товарі. А в управлінському обліку ви бачите реальний прибуток — собівартість та маржу.
Бо буває так — “О, чудово, я продав товар за 1000 грн, собівартість в мене 300 грн, отже я заробив 700 грн”. Але коли бачиш, що треба врахувати доставку на склад, упаковку, зарплати, то картина виходить зовсім інша. Таке розуміння дає вам лише управлінський облік, і лише тоді, коли ви його автоматизуєте.
Понад 50% торгового бізнесу використовують 1С
Ми проводили дослідження:
- До війни 70% бізнесу використовували російські 1С та МойСклад.
- Станом на сьогодні понад 50% бізнесу все ще використовують цей софт.
Чому так? Причин багато, але основна — бо давно придбали ліцензію, звикли. І ще не навчилися користуватися іншими системами, взагалі не розглядали альтернативу. І тут також з’являється страх втратити дані, якщо бізнес використовує рф-софт 10-15 років поспіль.
Але ми з командою розробляли Bimp не задля того, щоб конкурувати з 1С. Ми вважаємо, що російська система вже і по функціоналу застаріла, ми хотіли і хочемо дати ринку більше. Щоб на рівних конкурувати не з рф-софтом, а з бельгійською Odoo, німецькою SAP, американськими Oracle та ERP від Microsoft.
І за ціль ми ставили закриття 3-х основних болей:
- Керівники не розуміють, що насправді відбувається з їх бізнесом.
- Залежність процесів від людського фактору.
- Керівники не знають — скільки і на чому вони заробляють.
Для нас найголовнішим було зробити правильне ядро системи, правильний функціонал, з яким вже можна буде працювати.
А потім все кастомізується індивідуально під кожен окремий бізнес, адже у кожного свої потреби. Головне, щоб власник міг контролювати основні процеси — від виробничого та складського обліків до обліку зарплат.
Чи важлива фінансова грамотність?
Я постійно стикаюся з тим, що у більшості бізнесів в Україні ще немає якісної фінансової грамотності. Ну і це нормально, адже не всі навчаються на фінансистів.
Через цей пробіл, я вважаю, керівникам не варто брати на себе ведення обліку, краще наймати економістів в команду та впроваджувати IT-системи, які будуть автоматизовувати процеси, що будуть не допускати виникнення помилок та щодня надавати потрібні звіти на дашбордах. Безперечно, фінансова грамотність важлива, але сьогодні цю роботу вже можна перенести з Excel до спеціалізованого сервісу. І вже точно можна перенести з 1С.
І тут я не схиляю до того, щоб ви обов’язково впроваджували Bimp — декому наша система зовсім не підійде, тому краще одразу дивитися на європейські або американські продукти, якщо, звичайно, дозволяє бюджет. Як я вже сказала, запити у кожного бізнесу різні — і, в першу чергу, потрібно оцінювати функціонал.
